3. Zidentyfikuj wszystkie
polityki i procedury zakupowe, które obowiązują w Twojej organizacji. Upewnij się, że masz aktualne wersje.
4. Czytając procedurę zakupową, rysuj proces. Blokowo, schematycznie, w zeszycie. Uwzględnij podział na role.
5. Zwróć uwagę na procedury powiązane, które pojawią się w procedurze zakupowej. Znajdź w nich fragmenty, które będą Cię dotyczyć (np. polityka bezpieczeństwa, polityka zarządzania konfliktem interesów, zasady budżetowania i kontroli kosztów, strategia ESG, zasady zaciągania zobowiązań).
6. Zidentyfikuj wszystkie systemy zakupowe i systemy pomocnicze, które są (lub mogą być) stosowane w procesie zakupowym. Uwaga! To, że w Biurze Zakupów nie używa się danego systemu nie oznacza, że w całej organizacji nie jest on stosowany! Jeśli np. chcesz korzystać z rozwiązania BI, a do tej pory w Zakupach go nie używano – sprawdź z IT (które zarządza licencjami) lub biurami analiz (które mogą z takich systemów korzystać), jakie rozwiązania są dostępne.
7. Poświęć czas żeby dobrze zrozumieć, jaką skalą i zakresem zakupów będziesz się zajmował. Zdobądź tzw. „spend visibility”, czyli dowiedz się, jak wygląda struktura kategorii zakupowych w Twojej organizacji, jakie są wartości wydatków w poszczególnych kategoriach zakupowych, z jakimi dostawcami współpracujecie (i jaki jest ich poziom koncentracji) oraz jakie umowy macie zawarte w danym asortymencie (i jaki jest ich okres obowiązywania). Dane uzyskasz z systemów zakupowych lub, jeśli ich nie ma lub są niekompletne, z bazy faktur i bazy zamówień.
8. Jeśli dostaniesz swoje tematy, w których masz być liderem – zawsze rozpoznaj szerszy kontekst biznesowy. Przykład? Masz kupować oprogramowanie IT? Sprawdź architekturę rozwiązań IT w swojej organizacji. Masz zarządzić projektem? Sprawdź jakie zgody, komitety i procedury powinieneś uwzględnić w swoich harmonogramach.
9. Ustal, wg. jakich celów będziesz oceniany lub rozliczany? Jak masz prawidłowo raportować swoje wyniki? Przykładowo, jeśli jednym z Twoich KPI są oszczędności to dowiedz się, które pola systemowe na nie wpływają i gdzie należy je raportować.
10. Przynieś ciasto 😊 i przedstaw się w Zespole. Jako człowiek, nie jako zestaw orderów i wyróżnień. Jakość pracy i poziom kwalifikacji trzeba pokazać w boju, a nie o nim opowiadać.
Dobre poznanie organizacji i otoczenia biznesowego jest szalenie ważne dla sprawnej realizacji zadań. Zainwestuj swój czas na przejście przez powyższe punkty - mam nadzieję, że zwróci się z nawiązką i pomoże Ci odnaleźć się w nowych realiach zawodowych.
Chcesz podzielić się swoimi przemyśleniami? Śmiało, zapraszamy do dyskusji w ramach społeczności zakupowej RealSkills. Zarejestruj się i dołącz do ambitnych zakupowców, którzy współtworzą #dlakolegipytam #mowirynek i #narzedziownik.
Chcesz sprawdzić swoje umiejętności w modelu
ProcurCompEU? Kliknij w poniższy link, uzupełnij badanie i odbierz bezpłatny raport!
