Apr 11 • Katarzyna Cichoń-Klępka

Czym zajmuje się zespół zarządzania zakupami? Kluczowe zadania i ich wpływ na dział zakupów

Zespół wsparcia Zakupów, Procurement Excellence, Zarządzanie Zakupami... nazw jest wiele

Zacznijmy od tego, że nie każdy dział zakupów ma pracowników wsparcia. Co wtedy? Czy to znaczy, że te funkcje nie są obsługiwane? Nie. To znaczy, że realizują je kupcy, zamiast koncentrować się na prowadzeniu przetargów i generowaniu wartości w tym obszarze. Co więcej, część zadań (np. kontrola wewnętrzna, rozliczanie celów) realnie wymaga podzielenia odpowiedzialności (ang. Segregation of Duties), więc taki układ nie jest korzystny dla organizacji.


Czym powinien zajmować się zespół zarządzania zakupami? Jak może pomóc poprawić efektywność organizacji zakupowej? 13 kluczowych ról poniżej, w punkt(ach):

Zadania zespołu zarządzania zakupami – najlepsze praktyki w Zakupach B2B

1. Administrowanie i rozwój systemu zakupowego

Wybór systemu zakupowego to duży krok dla każdego działu zakupów. I pierwsze poważne zadanie dla zespołu wsparcia zakupowego. Członkowie tego zespołu najpierw aktywnie uczestniczą w wyborze i wdrożeniu rozwiązania, koordynując pracę nad specyfikacją i testami użytkowników, a później, kiedy kurz już opadnie, administrują rozwiązaniem. Co to znaczy? Wdrażają nowych użytkowników, organizują szkolenia zakupowe dla specjalistów ds. zakupów i klientów wewnętrznych. Szukają potencjału do poprawy, zbudowania nowych funkcjonalności, czy ulepszenia aktualnych. Prowadzą upgrade’y, na bieżąco współpracują z dostawcą systemu zakupowego oraz zespołem po stronie IT, który administruje narzędzie od strony technologicznej.

Uwaga!

To ostatnie zdanie jest ważne. Zarządzanie zakupami administruje systemem zakupowym od strony biznesowej, ale koniecznie zapewnij sobie partnera od strony technologicznej w Zespole IT. Interfejsy, zarządzanie aplikacją, certyfikatami, back-up’ami, lukami bezpieczeństwa/ podatnościami, oprogramowaniem sprzętowym i wieloma innymi wątkami, wykraczającymi poza kompetencje Zakupów, muszą mieć swojego właściciela w IT!

2. Zarządzanie procesami zakupowymi i procedurami w zespołach Procurement Excellence

Dobry proces zakupowy jest podstawą efektywności całego obszaru zakupów. Zespół procurement excellence powinien odpowiadać za jego cykliczną analizę, weryfikację wąskich gardeł i definiowanie potencjału do optymalizacji. Jak? Prowadząc warsztaty zakupowe z klientami wewnętrznymi i kupcami, zbierając informacje jakościowe o bolączkach i wąskich gardłach w procesie, ale też ustawiając odpowiednie miary efektywności (KPI w zakupach) i je monitorując.

Całość trzeba odzwierciedlić w procedurze zakupowej, która powinna być przejrzysta i aktualna. Opiniowanie zmian do takiej procedury i ich wdrażanie w organizacji to też zadanie Zespołu Procurement Excellence.

Nie tylko procedury zakupowe...

Opiniowanie procedur spoza obszaru Zakupów i ich wpływu na proces zakupowy to kolejna część procesowo-proceduralnego ćwiczenia dla tego Zespołu. Aktualizacja, optymalizacja i zapewnienie zgodności procedur zakupowych i około-zakupowych to kluczowe obszary, które umożliwiają sprawne funkcjonowanie całej organizacji.

3. Szkolenia zakupowe i zarządzanie zmianą w Zakupach

Zarządzanie zakupami bada potrzeby szkoleniowe w Zakupach, pomaga zweryfikować oferty rynkowe w zakresie szkoleń zakupowych i organizuje szkolenia z zakupów dla użytkowników procesów i systemów. Wspiera w ten sposób rozwój i wdrożenie nowych pracowników oraz zarządza zmianą w organizacji. Bardzo ważny punkt. Dobrze jest zaadresować proces rozwoju pracowników na jego początku, przez badanie kompetencji zakupowych w Zespole i na końcu, przez raportowanie wyników. Zespoły zarządzania zakupami powinny pomóc również tu, współpracując z działami HR.

Badanie kompetencji zakupowych

Jeśli chciałbyś przeprowadzić bezpłatne badanie kompetencji zakupowych dla siebie lub w swoim zespole, skorzystaj z tego linka, który przekieruje Cię na stronę badania RealSkills. Badanie realizujemy w oparciu o europejskie ramy kompetencji zakupowych ProcurCompEU. Więcej informacji na stronie badania.

4. Raportowanie i analiza wyników, KPI i SLA w Zakupach

Monitorowanie KPI w zakupach, tworzenie analiz zakupowych oraz raportów zarządczych to fundament efektywnego podejmowania decyzji i oceny skuteczności strategii. Analitycy zakupowi w zespole wsparcia dbają o jakość danych, rzetelność analiz, komunikację wyników i pracę na tych wynikach. W końcu miary efektywności, KPI i SLA w Zakupach (ang. Service Level Agreement) służą nie do obserwowania, tylko do projektowania konkretnych działań naprawczych.

5. Planowanie zakupów jako klucz do zakupowej efektywności

Planowanie w zakupach służy temu, żeby lepiej zarządzać pracą całego działu zakupów i zadbać o efektywność procesu zakupowego w całej organizacji. Pomaga uniknąć spiętrzenia wniosków zakupowych w grudniu i zarządzić oczekiwaniami klientów wewnętrznych co do terminów realizacji zakupu. Zarządzanie zakupami koordynuje cały proces, opracowując instrukcje, szablony planu i pozyskując informacje z całej organizacji. To na wstępie. Później przychodzą aktualizacje planu i raporty jego wykonania. Duży i niełatwy kawałek chleba. Ale jaki pomocny! 

6. Kontrole wewnętrzne i współpraca zespołu zarządzania zakupami z audytorami

Zespół zarządzania zakupami bierze udział w audytach zakupowych, zapewnia zgodność procedur oraz realizuje kontrolę wewnętrzną w organizacji. Czemu służy kontrola wewnętrzna w zakupach? To taki pre-audyt. Dodatkowy sposób na zwiększenie koncentracji na jakości danych, archiwizacji dokumentacji zakupowej i jej kompletności. Po kontrolach czy audytach przychodzi też czas na realizację zaleceń. I tu znów, dzielny zespół zarządzania zakupami prowadzi inicjatywy
i projekty, służące uszczelnianiu procesów
i procedur żeby spełnić audytowe zalecenia.

7. Reprezentacja zakupów w projektach organizacji

Zakupy często uczestniczą w projektach strategicznych, prowadzonych w organizacji. Nie tylko od strony procesu zakupowego i wyboru dostawcy, ale też od strony wsparcia merytorycznego. Często w tego typu inicjatywy włączani są właśnie przedstawiciele zespołów Procurement Excellence. Im wcześniej angażowane są Zakupy, tym zwykle lepiej. Oczywiście w granicach rozsądku 😊 

8. ESG w zakupach

Dbałość o zrównoważone zakupy i przestrzeganie wytycznych ESG w zakupach to obecnie istotny element strategii wielu organizacji. W działach zakupów też, stąd na rynku pojawiło się w ostatnim czasie wiele ogłoszeń o pracę dla „specjalisty ds. ESG w Zakupach”. Opracowuje on wkład zakupowy do raportów niefinansowych, pozyskuje dane z łańcucha dostaw, aktualizuje procedury zakupowe pod kątem ESG i wspiera wdrażanie rozwiązań technologicznych do obsługi procesów związanych z ESG. Specjalista ds. ESG w Zakupach wchodzi zwykle w skład zespołów wsparcia zakupowego.

9. AI w zakupach i nowe technologie

Automatyzacja procesów, wykorzystanie sztucznej inteligencji i nowe rozwiązania technologiczne to obszary, które mogą znacząco podnieść efektywność zakupów. Często w zespołach zarządzania zakupami umieszczany jest właśnie Ambasador AI dla Zakupów. Testuje, daje pomysły, uczestniczy w POCach (ang. Proof of Concept).

10. Wsparcie użytkowników – zakupowy helpdesk

Zespół wsparcia pełni także funkcję punktu kontaktowego dla użytkowników wewnętrznych i zewnętrznych (dostawców), udzielając pomocy w zakresie systemów zakupowych i procesów zakupowych. Pierwsza linia frontu dla pytań, problemów i pomysłów racjonalizatorskich. 

11. Analizy zakupowe i współpraca z kupcami

Zarządzanie zakupami zajmuje się analizami wewnętrznymi i zewnętrznymi, wspiera kupców oraz menedżerów kategorii w ich decyzjach zakupowych. Zna źródła danych dostępne w organizacji, potrafi krytycznie podejść do oceny informacji i dobrze je przekazać.

12. Współpraca w grupie kapitałowej

Koordynowanie projektów zakupowych w ramach grupy kapitałowej, udział w zakupach grupowych
i wspólne strategie zakupowe to kolejny istotny aspekt działań wsparcia zakupów. Trzeba skoordynować obszar kupiecki z otoczeniem prawnym i podatkowym. Wypracować model operacyjny współpracy zakupowej w grupie. Być może wdrożyć wspólne procedury działania w grupie. Do tego raportować umowy uwzględniające klauzule grupy kapitałowej i stan faktyczny ich wykorzystania przez spółki.

13. Zadania specjalne

Oprócz podstawowych obowiązków, zespół wsparcia zakupów często odpowiada za indywidualne projekty i strategiczne inicjatywy organizacyjne. Bo jak nie Wsparcie, to kto? 😉

Podsumowanie

Zespół zarządzania zakupami (wsparcia zakupowego/ Procurement Excellence) to nieoceniony element efektywnej strategii zakupowej w firmach. Dzięki wyraźnemu podziałowi obowiązków, kupcy i menedżerowie kategorii mogą skoncentrować się na swoich kluczowych zadaniach, podczas gdy wsparcie zakupowe zarządza procesami, systemami, analizami oraz szkoleniami zakupowymi, wpływając na wyniki całej organizacji.

Chcesz podzielić się swoimi przemyśleniami? Śmiało, zapraszamy do dyskusji w ramach społeczności zakupowej RealSkills. Zarejestruj się i dołącz do ambitnych zakupowców, którzy współtworzą #dlakolegipytam #mowirynek i #narzedziownik.
Chcesz sprawdzić, czy Twoja organizacja ma odpowiednie kompetencje zakupowe w zakresie wsparcia i zarządzania zakupami? Weź udział w naszym bezpłatnym badaniu! Kliknij w poniższy link, uzupełnij badanie i odbierz swój raport!

Strony

Warunki użytkowania

Zapraszamy do kontaktu!

kontakt@realskills.pl

Copyright © {current_year}